By 
När det handlar om strategiskt inköpsarbete, så kan det vara bra att göra en analys av inköpen med hjälp av en så kallad spendanalys. Just att arbeta strategiskt med inköpsarbete, det handlar då om att kunna koppla samman inköp och styrning så att det når ert mål, mot omvärlden och mot leverantörsmarknaden. För att underlätta för dig och ditt företag, så går det att vända dig till Digital Procurement. Det som de kan göra för dig är bland annat en spend analys, så väl som att de kan hjälpa dig med förhandling och avtal.
Vad är en spendanalys?
När man talar om att göra en spendanalys så handlar det om att göra en systemtisk analys av kostnader. Man gör detta för att kunna kartlägga inköpsmönster hos en organisation. Det finns även en svensk benämning på spendanalys och det är inköpsanalys. Men idag är uttrycket spendanalys vedertagen just i inköpssammanhang.
När man gör en spendanalys får man svar på ett visst antal frågor. Det är bland annat dessa frågor:
-
Vad är det som köps?
-
För hur mycket köps det?
-
Från vilka leverantörer köper organisationen?
-
Vem i organisationen genomför köpen?
Genom att man gör en spendanalys, så kan man på ett bra sätt skapa en bild över fördelningen mellan inköpsvolymen, antalet leverantörer och antalet transaktioner. Ska man utforma en värdeskapande inköpsfunktion så är det en förutsättning att först göra en spendanalys.
Varför gör man en spendanalys?
En anledning till att göra denna typ av analys är att man då kan få ett bra underlag för att kunna proaktivt arbete med förbättringar och styrning av framtida inköp. Man gör då en koll på tidigare inköp för att få fram hur man bör göra. Spendanalys har fem huvudsakliga syften. Det är dels ett verktyg för prioritering av inköpsarbetet och mellan leverantörsmarknader. Sedan så ger den en bra input till hur inköpsfunktionen kan organiseras och hur resurser kan fördelas. Analysen ger en bra grund för mätning och uppföljning av inköp så väl som att den ger en förståelse för ert samlade behov inom en leverantörsmarknad samt att den ger en faktagrund för måluppfyllelse och kommunikation med övriga i organisationen.
Göra en enklare inköpsanalys
En spendanalys resulterar till övergripande nyckeltal och om du vill ha tillgång till dessa, så är det bra att göra en enklare analys av de grundläggande nyckeltalen. Det är bra om du vill ha en övergripande information utan att du behöver arbeta kategoribaserat. En enklare analys kan även vara bra att göra i ett första läge, för att visa på att det kan vara värt att göra en mer omfattande spendanalys.
En enklare analys ger information om följande nyckeltal:
-
Hur mycket organisationen köper för totalt
-
Antal leverantörer
-
Antal fakturor
-
Hur mycket respektive leverantör fakturerat (samt vilka de största leverantörerna är)
-
Vilka de stora beställarna är.
Det finns flera syften att göra en enklare inköpsanalys, och det är bland annat för att få kunskap om den totala inköpsvolymen och vilka leverantörer ni köper mest från. Det har även som syfte att ge dig kunskap om vilka leverantörer som fakturerar mindre summor och därmed kräver höga omkostnader.
Med hjälp av de nyckeltal du får fram av en enklare analys, så kan du avgöra om det är så att det är ett måste att effektivisera inköpsprocesserna. Är det kanske så att du har flera leverantörer som administreras i leverantörsreskontran för låga inköpsbelopp så innebär detta ofta stora omkostnader för ert företag eller er organisation. Med nyckeltalen kan du få reda på behovet av att konsolidera inköpen och tydliggöra inköpsprocesserna.
Det som en enkel analys även kan användas för, det är för att belysa att det finns ett behov av att göra en spendanalys så väl som en kategorisering samt för att det ska gå att följa upp om inköpen genomförs regelmässigt.
Om du känner att du har behov av hjälp med anlysering, vänd dig då till Digital Procurement.
